Comment la dématérialisation des processus peut aider votre entreprise ?
Etude et cas client
La dématérialisation des processus
En quoi cela consiste ?
La dématérialisation consiste à éliminer l’utilisation d’éléments stockables qui s’accumulent durant la vie des entreprises, tels que le papier. Concernant la dématérialisation des processus, elle repose sur une refonte globale et une digitalisation des modes opératoires en entreprise via la mise en place de solutions numériques. Il s’agit de repenser en profondeur l’ensemble des processus métiers de l’entreprise, tels que : les activités, les procédures, les échanges et les outils.
Quels flux dématérialiser ?
La mise en œuvre d’une opération de dématérialisation peut concerner une partie ou l’ensemble de la gestion commerciale et administrative. Parmi les flux qui incitent les entreprises à dématérialiser, on retrouve souvent :
- les processus comptables : factures clients et fournisseurs..
- les processus métiers : spécifiques à chaque métier et entreprise généralement pour mieux piloter et décider
- les documents commerciaux : propositions commerciales, contrats, bons de commande, bons de livraison..
- les documents RH : données de gestion salariale
Quels bénéfices ?
Les bénéfices à l’automatisation et à la dématérialisation de vos process sont nombreux.
En effet, les équipes gagneront du temps et ainsi en productivité. Les taches répétitives et chronophages de leur quotidien sont supprimées et ils gagnent ainsi en efficacité. L’automatisation des tâches leur permettra ainsi d’allouer du temps sur une mission à plus forte valeur ajoutée.
De plus, les solutions de dématérialisation permettent le partage de l’information. En un clic, l’information peut être diffusée, en interne aux équipes ou en externe aux clients directement. Ainsi, les échanges s’en voient grandement facilités et le service apporté au client amélioré. Les données récupérées sont fiabilisées (fini les ratures sur un bout de papier), et les informations sont sécurisées.
Par ailleurs, grâce à ces nouveaux outils, les informations sont accessibles à distance, par tous indépendamment du contexte.
Et ne l’oublions pas, l’interface des solutions créées simplifie la saisie d’informations, améliore la prise de décision et propose une expérience utilisateur unique.
Cas client
Constat
Les techniciens de l’entreprise intervenaient sur site pour installer et maintenir les produits de la gamme. Les techniciens faisaient signer les Procès Verbaux papier aux clients et les apportaient aux agences en fin de tournée. Ce qui fait que le délai moyen de facturation était d’environ 30 jours. De plus, il était difficile, pour les techniciens, de remplir convenablement les documents sur site. L’image renvoyée au client était mauvaise, et les documents collectés illisibles et difficilement exploitables.
Principe de la solution
Extellient a proposé à Schneider Electric de mettre en place une application mobile dédiée pour la création des Procès Verbaux d’Intervention (PVI) et la capture des opportunités terrain. Ainsi, ils dématérialisent leurs formulaires de PVI et les fiches de besoins clients (FBC), anciennement sous format papier.
Nous avons donc mis en place une application mobile qui permet aux techniciens de :
- récupérer leurs ordres de missions sur leurs smartphones
- compléter les informations des procès verbaux d’intervention à l’aide d’une interface adaptée
- détecter et annoter les besoins clients
- faire signer électroniquement les procès-verbaux aux clients
- envoyer automatiquement les informations aux agences (pôle facturation et commercial) et aux clients au format PDF.
Les bénéfices de l’application mobile
Les bénéfices pour Schneider Electric sont nombreux, rapides et facilement mesurables. En effet, ils ont divisé par dix leur délai de facturation et le volume d’opportunités terrain identifiés a été multiplié par quatre. Les techniciens d’intervention voient leur mission facilitée, les données remontées du terrain sont fiabilisées et l’expérience client s’en voit améliorée. Sans oublier une image de marque positive aux yeux de leurs clients. En définitive, un combo gagnant pour cette application mobile !